Die Lizenz ist der kleinere Teil der Rechnung.
Was Microsoft 365 Copilot in einem kleinen oder mittleren Betrieb wirklich voraussetzt, wo er sofort trägt und wo er ins Leere läuft.
Was Copilot technisch ist
Copilot ist laut Microsofts eigener Dokumentation ein Add-On zu einem bestehenden Microsoft-365-Plan, lizenziert je Nutzer und Monat. Für kleinere Betriebe gibt es die Variante Copilot Business, die auf einem Microsoft-365-Business-Plan aufsetzt und laut Microsoft denselben Funktionsumfang bietet. Den aktuellen Preis nennt Microsoft auf der eigenen Preisseite, deshalb steht hier bewusst keine Zahl, die morgen falsch sein kann.
Wichtig für die Datenschutz-Frage: Copilot Business folgt denselben Datenrichtlinien, die für Ihren Microsoft-365-Mandanten ohnehin gelten. Es entsteht also kein neuer Datenraum, sondern es wird der bestehende genutzt.
Die eigentliche Rechnung sieht anders aus
In den Projekten, die ich begleite, ist die Lizenz selten der teure Teil. Teuer sind drei andere Dinge:
- Berechtigungen aufräumen. Copilot findet und zitiert genau das, worauf ein Mitarbeiter ohnehin Zugriff hat. Wo Ordner über Jahre großzügig freigegeben wurden, fördert Copilot das zutage, oft im Wortlaut. Das ist kein Fehler des Werkzeugs, sondern eine Bestandsaufnahme Ihrer Ablage.
- Ablage ordnen. Wer seine Dokumente in fünf Generationen von Ordnerstrukturen liegen hat, bekommt Antworten aus veralteten Fassungen.
- Einschulung. Ohne Anleitung nutzen die meisten Copilot als besseres Suchfeld und legen ihn nach zwei Wochen weg. Die Lizenz läuft weiter.
Wann Copilot sich rechnet
- Ihr Team arbeitet den ganzen Tag in Word, Excel, Outlook und Teams.
- Besprechungen werden mitgeschrieben und sollen zusammengefasst werden.
- Lange Mailverläufe und Dokumente müssen schnell erfasst werden.
- Ihre Ablage liegt ohnehin in SharePoint oder OneDrive.
- Die entscheidenden Daten liegen im ERP oder in einer Branchensoftware.
- Angebote entstehen aus Stücklisten, Preislisten und Kundenhistorie.
- Ihre Prozesse laufen über Papier oder ein Fremdsystem ohne Schnittstelle.
- Sie brauchen eine Antwort, die rechnen kann und nicht nur formulieren.
Trifft die rechte Spalte auf Sie zu, hilft eine weitere Lizenz nicht weiter. Dann geht es um die Anbindung an die Systeme, in denen Ihre Arbeit tatsächlich steckt. Genau dort setze ich an, siehe Referenzen.
Wie ich vorgehe
Ich verkaufe keine Microsoft-Lizenzen und verdiene nichts daran, ob Sie Copilot einführen. Im Erstgespräch schauen wir uns an, wo Ihre Arbeit wirklich stattfindet. Daraus ergibt sich, ob Copilot der richtige Schritt ist, ob ein Workshop reicht, oder ob Sie an einer Stelle eine echte Anbindung brauchen. Wenn Copilot bei Ihnen nichts bringt, sage ich Ihnen das.
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